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メールのマナー


メールを使うことが日常的になってきました。電話と手紙をあわせた機能をもつメールは大変便利です。だから気をつけたいことが多くあります。今回はメールのマナーをご紹介します。


1）メールを複数箇所に送信するときはＢＣＣで。

メールの送信方法には、ＣＣとＢＣＣがあります。ＣＣにすると、送った相手先に送った全ての相手のメールアドレスが表示されてしまいます。
知らない相手にメールアドレスを知らせてしまい、情報セキュリティに反します。グループ登録をして、そのまま送信先一覧に読み込ませるとＣＣで送られてしまいます。自分では気がつかないうちに相手に対して大変迷惑な情報漏えいを行ってしまいます。
送信するときは必ず「宛先」をクリックして、「受信者の選択」画面を出して、ＢＣＣに送信者リストを入れて送信しましょう。

2）重要な情報はデジタルＩＤを使って暗号化して送りましょう。

デジタル ID は、公開キー、秘密キー、およびデジタル署名から成ります。メッセージにデジタル署名を付けると、デジタル署名と公開キーが受信者に渡されます。デジタル署名と公開キーの組み合わせを証明書と呼びます。Outlook Express では、相手がメッセージを暗号化して自分に送るときに使う証明書を指定できます。この証明書は、送信時に使用した証明書とは別の証明書を指定することができます。

メッセージの受信者は、デジタル署名によって送信者の身元を確認し、送信者の公開キーを使って、返信するメッセージを暗号化することができます。暗号化された返信は、自分だけが秘密キーを使って解読することができます。メッセージを暗号化して送るには、受信者のデジタル ID が送信者のアドレス帳に登録されている必要があります。そうすることで、メッセージを暗号化するために送信者の公開キーを使うことができます。受信者が暗号化されたメッセージを受け取ったとき、受信者の秘密キーを使ってメッセージを解読できます。

注：デジタル署名を付けたメッセージを送付する前に、デジタル ID を取得する必要があります。暗号化したメッセージを送るには、送り先のデジタル ID がアドレス帳に登録されている必要があります。

3）送信メッセージを相手が受信したことを確認する「開封確認メッセージ」機能は重要な内容の送信のみにつけましょう。

・メッセージを相手が受信したことを確認するには
Outlook Express では、自分が送信する電子メールの開封確認メッセージを表示するように設定できます。開封確認メッセージは、メッセージの受信者が受け取ったメッセージを表示したときに送信者に送られます。この機能は、緊急のメッセージを伝えたり、相手が確実にメッセージを受け取ったかどうかを確認したいときに役立ちます。

・メッセージごとに開封確認メッセージを受け取るように設定するには
　新規のメッセージ ウィンドウで、[ツール]メニューの [開封確認メッセージの要求] をクリックします。

・すべてのメッセージに対して開封確認メッセージを受け取るように設定するには

  1. [ツール] メニューの [オプション] をクリックします。
  2. [確認メッセージ] タブの [送信するメッセージすべてに対して、開封確認メッセージを要求する] チェック ボックスをオンにします。

4）メールでも手紙と同じと考え、「件名」と「あいさつ文」はいれましょう。
送信内容がわかるように必ず「件名」はいれましょう。「件名」がないと、迷惑メールやウイルスメールと思われて消されます。セキュリティの厳しいところは、件名がないと受信しない設定になっている場合があります。
「相手先」と「簡単なあいさつ文」はマナーとして入れましょう。

5）メールチェックは必ずしましょう。
自分が送らないからと、メールチェックをせずにいると相手に対して失礼にあたります。1日に1回はメールチェックをしましょう。
※メールは時間を問わず送ることができ、受信者もいつでも開封できる利点があります。便利な機能なので、マナーを守って上手に利用しましょう。